Tipos de factura y rectificaciones
Una vez dominas el flujo básico de crear una factura, es útil conocer los distintos tipos de factura que reconoce la normativa española y cómo los gestiona GES.
Factura completa (F1)
Es la factura ordinaria, con todos los datos del cliente. Es obligatoria cuando el cliente es una empresa o profesional, o cuando el particular la solicita expresamente.
Factura simplificada (F2)
Equivale a un ticket: no identifica al destinatario (o lo hace de forma parcial). Se usa habitualmente en operaciones de poco importe o venta al público.
Convertir una simplificada en completa: la F3 ("canje")
Si emitiste una factura simplificada (F2) y después el cliente te pide una factura a su nombre, no se corrige la F2: se genera una F3, la "factura canje simplificada". Desde el detalle de una F2 verás la acción Convertir a factura completa (F3), que crea un borrador de F3 con los mismos importes, pidiéndote el cliente al que va destinada.
F3 con devoluciones
Si esa F2 ya tiene devoluciones parciales asociadas (rectificativas R5 por diferencias), la normativa de la AEAT no permite mezclar los importes en una sola F3: hace falta generar una F3 por cada factura del set (una F3 positiva espejando la F2 original y una F3 negativa por cada devolución). Para estos casos usa la acción Convertir a F3 con devoluciones, que crea automáticamente todos los borradores necesarios y los agrupa en una revisión combinada, donde puedes revisarlos y aceptarlos todos juntos antes de enviarlos a la AEAT.
Si necesitas deshacer una conversión a F3 ya realizada, usa Deshacer F3 desde el detalle de esa factura.
Rectificar una factura ya notificada
Una factura aceptada por la AEAT no se puede editar ni eliminar: para corregirla se emite una factura rectificativa, que hace referencia a la original. Según el motivo, GES distingue:
- Por diferencias: cuando cambia el importe respecto a la original (por ejemplo, una devolución parcial).
- Por sustitución: cuando la factura original queda completamente sustituida por la rectificativa.
- Rectificativa de simplificada (R5): el equivalente a las anteriores cuando la factura original es un ticket (F2).
- Rectificativa de cliente: cuando el motivo de la corrección son los datos del cliente.
Encontrarás las acciones correspondientes en el detalle de cada factura, según su tipo.
Crear un abono
Si necesitas anular el importe de una factura por completo mediante una rectificativa (por ejemplo, una devolución total), usa la acción Crear abono desde el detalle de la factura. No está disponible para facturas F3 ni para facturas ya sustituidas o que ya tengan una rectificativa por sustitución.
Anular una factura (CAN)
Si una factura no debería haberse emitido, usa Anular. GES genera una factura de cancelación (CAN) y la envía a la AEAT; si la AEAT la acepta, tanto la anulación como la factura original quedan marcadas como anuladas. Esta acción no está disponible si la factura ya tiene rectificativas asociadas.
Marcar como cobrada
Independientemente del tipo de factura, puedes marcarla como cobrada o desmarcarla en cualquier momento desde su detalle, para llevar el control de qué facturas tienes pendientes de cobro.
Acciones sobre varias facturas a la vez
Desde el listado de Facturas, seleccionando varias, puedes: crear un ZIP con sus PDFs, crear un PDF combinado, convertir varias F2 a F3 a la vez, enviarlas por email o enviar un recordatorio de pago a los clientes que aún no han pagado.
Los estados de una factura
Además del estado de pago, cada factura recorre un ciclo de vida propio frente a la AEAT: borrador → pendiente de envío → notificada (aceptada) o notificación incorrecta (rechazada). Desde ahí puede pasar a corregida (si se acepta una subsanación), anulada o sustituida (si se generó una F3 a partir de ella). Puedes ver el estado actual de cada factura, en cualquier momento, en la columna Estado del listado de facturas.